Archiefverhuizing

Een archiefverhuizing is op vele punten anders dan een ‘standaard’ verhuizing. Natuurlijk is het belangrijk dat dit zorgvuldig gebeurt en dat het archief niet door elkaar wordt gehaald. Een ander punt is dat een archief betrouwbare informatie kan bevatten dat niet mag worden blootgesteld. Denk hierbij aan een archief van een dokter of een advocaat. Veiligheid is dan dus ook een essentieel punt. Een verhuisbedrijf dat zich heeft gespecialiseerd in het verhuizen van archieven kan je helpen deze zo structureel en strategisch mogelijk te verhuizen, zodat je hier minimaal overlast van zal merken en de informatie met waardigheid wordt behandeld. Ben jij van plan je archief te verhuizen? Dan kun je onderstaande informatie gebruiken om hier het beste verhuisbedrijf voor te vinden.

Waarom een specialist?

Voor een archiefverhuizing kun je natuurlijk ook gewoon een normaal verhuisbedrijf inhuren. Er zijn echter een aantal zeer goede redenen te noemen waarom je dit beter aan een specialist kunt overlaten.

• Ervaring: een gespecialiseerde archiefverhuizer heeft ervaring in het omgaan met gevoelige informatie. Ook begrijpt deze als geen ander dat de volgorde van het archief heel erg belangrijk is en dat dit door de verhuizing niet door elkaar gehaald mag worden. Een ervaren verhuizer zal je dus gerust kunnen stellen doordat deze precies weet wat hij moet doen om je archief veilig over te brengen.
• Discretie: een ander punt waar alleen iemand die ervaring heeft met archiefverhuizingen correct mee om kan gaan is discretie. Vaak bevatten archieven gevoelige gegevens die niet mogen uitlekken of kwijtraken. Daarom zal een archiefverhuizer deze terwijl jij toekijkt inpakken en de doos verzegelen zodat je zeker weet dat er niemand in je papieren heeft kunnen kijken.
• Hulpmiddelen: archiefverhuizers beschikken over bepaalde hulpmiddelen waarmee ze je archief zo structureel mogelijk kunnen inpakken en weer uitladen. Zo hebben ze bijvoorbeeld speciale meterbakken die precies de inhoud van een lade in de archiefkast kunnen huisvesten.

Andere diensten die een archiefverhuizer voor je kan doen

In tegenstelling tot een standaard verhuisbureau kan een archiefverhuizer je ook bepaalde diensten aanbieden die je ergens anders niet zal vinden. Wil je een gedeelte van je archief laten vernietigen, bijvoorbeeld, dan kan een archiefverhuizer dit vaak voor je doen, met of zonder certificaat. Ook bieden ze vaak een speciale archief opslagservice aan zodat je je papieren veilig kunt laten opslaan en hier ook altijd toegang toe hebt. Deze ruimtes zijn geacclimatiseerd en op verscheidene manieren beveiligd. Als laatste zal een archiefverhuisbedrijf je papieren in beveiligde wagens kunnen vervoeren, zodat niemand bij de informatie kan komen terwijl dit in transit is.

Hoe vind je een goede verhuizer voor je archief?

Het is om verscheidene redenen dus erg belangrijk dat jouw archief correct wordt verhuisd, vooral als deze gevoelige informatie bevat. Het is daarom altijd nuttig om enige tijd te besteden aan het vinden van een goed verhuisbedrijf. Door onderstaand stappenplan te volgen kun je er zelf zorg voor dragen dat je het beste servicepakket ontvangt voor de laagst mogelijke prijs.

1. Marktoriëntatie: de eerste stap is het uitvoeren van een oriëntatie van de markt. Zoek alle verhuisbedrijven op in jouw omgeving, haal hier de archiefspecialisten uit en beoordeel deze zodat er 6 mogelijke kandidaten overblijven. Je kunt dit in dit stadium vrij oppervlakkig doen en vaak geeft de website van een verhuisbedrijf je al voldoende informatie om je een beeld te vormen van waar je mee te maken hebt.
2. Offertes opvragen: vervolgens benader je deze 6 bedrijven en vraag je ze om een offerte. Om dat te kunnen doen zullen ze waarschijnlijk bij je langskomen om je archief te bekijken en je wensen te bespreken. Op basis van dit gesprek kunnen ze je dan een voorstel doen wat betreft de prijs en deze zal je ontvangen in de vorm van een offerte.
3. Criteria bepalen: wanneer je alle offertes hebt ontvangen is het tijd om een vergelijking te maken. Dit doe je door eerst voor jezelf te bepalen waar de verhuisbedrijven voor jouw klus aan moeten voldoen. Kijk welk bedrijf net iets verder gaat op het gebied van veiligheid, of zoek de bedrijven eruit die de verhuizing al snel kunnen uitvoeren. Jij zal zelf weten wat je nodig hebt.
4. Prijs vergelijken: daarna kun je kijken naar de prijs die deze verhuisbedrijven vragen voor de werkzaamheden. Dit is een belangrijke factor, maar niet altijd doorslaggevend. Het bedrijf waar je uiteindelijk mee in zee gaat moet voldoen aan jouw vooraf bepaalde eisen en deze voor een zo gunstig mogelijke prijs kunnen aanbieden.
5. De verhuizing plannen: na de vergelijking heb je de beste kandidaat gevonden. Deze offerte accepteer je en je archiefverhuizing kan in gang worden gezet.

Vergelijk offertes

Het vergelijken van offertes is dus een belangrijke schakel in het proces om het beste verhuisbedrijf te kiezen voor jouw archiefverhuizing. Onze website beschikt over een vergelijkingstool waarin je je wensen kunt invullen en die je in een korte tijd alle financiële informatie kan toesturen die je nodig hebt. Je ontvangt alleen offertes van betrouwbare bedrijven die je vervolgens kunt gebruiken bij het uitvoeren van je marktonderzoek.