Checklist bedrijfsverhuizing

Ieder jaar vinden er in Nederland zo’n 20.000 tot 30.000 bedrijfsverhuizingen plaats. Hierbij komt er een hoop stress en coördinatie bij kijken. Om te zorgen dat de bedrijfsverhuizing zo vlekkeloos mogelijk zal lopen, hebben wij voor jou een ‘checklist zakelijk verhuizen’ gemaakt. Ontdek waar je op moet letten en bespaar jezelf en jouw bedrijf tijd en stress.

We hebben de checklist verdeeld in 4 categorieën voor een beter overzicht.

Een geschikte bedrijfsruimte kiezen
Nieuwe bedrijfsruimte inrichten
Tijdens de bedrijfsverhuizing
Juridische aspecten

In deze verhuisgids:

Check 1: een geschikte bedrijfsruimte kiezen

Stel een projectcoördinator aan voor de bedrijfsverhuizing
Budget voor de verhuizing bepalen
Nieuwe bedrijfsruimte geschikt? (denk aan: grootte, parkeerruimte, showroom, entree/receptie, vergaderruimte, keuken, etc.)
Inventarisatie (denk aan: elektra, airco, bekabeling, zonwering, beveiliging en brandbeveiliging, plattegrond aanwezig?, verbouwing nodig?, 24/7 open?, ligging, centrale verwarming, koelkast, pantry,)
Huurbetaling per maand, per kwartaal, per jaar? Vooruitbetalen?
Huur- en verlengingstermijn, hoelang?
Servicekosten hoeveel?
Opzegtermijn, hoelang?

Check 2: nieuwe bedrijfsruimte inrichten

Nieuwe spullen nodig? (denk aan: bureau’s, kasten, opslagruimte, printers, telefoons, monitors etc.)
Vloerbekleding vervangen?
Verlichting goed?
Raambekleding aanwezig/nodig?
Kluis nodig/aanwezig?
Elektra/bekabeling checken
Vergaderruimte inrichten
Spullen voor de afwas en keuken (denk aan servies, koffiemachine, waterkoker, afwasmachine)
Schoonmaakspullen
Telefoon en IT in orde? (denk aan aantal telefoonlijnen, servers, internet netwerk)
Intercom aanwezig/nodig?

Check 3: de bedrijfsverhuizing

Beëindig huurovereenkomst
Projectcoördinator laten coördineren
Verhuisbedrijven offertes vergelijken en de aantrekkelijkste deal kiezen
Afspraken maken met het verhuisbedrijf
Draaiboek laten maken
Wat gaat er allemaal mee? (beoordeel wat je nog kunt gebruiken en wat niet, schrijf dit op)
Wanneer inpakken?
Per afdeling verhuizen
Op tijd laten weten welke afdeling welke dag verhuist
Wie helpt mee (personeel)?
Verhuisinstructies voor het personeel en kijkje nieuw pand, houd personeel op de hoogte
Informeer de buren nieuw pand en oud pand
Lunch aanwezig tijdens de verhuizing
Contactpersonen lijst maken ( als er iets mis gaat)
Verhuisdozen coderen
Kijken of er schade is na de verhuizing
Verhuisdozen inzamelen en afgeven bij het verhuisbedijf
Nieuwe lijst doorgeven telefoonnummers (nieuw pand)
Evaluatie verhuisbedrijf

Check 4: juridische aspecten

Klopt de huurovereenkomst?
Vestigingsvergunning aanwezig?
Aanpassing bedrijfsgegevens KvK (Kamer van Koophandel)
Aangeven bij de Belastingdienst
De verhuizing (het liefst) verzekeren
Adreswijzigingen doorgeven aan klanten, leveranciers, op de website wijzigen, en niet te vergeten doorgeven aan de bank